Referenz #25: IT-Komplettpaket für die Taste Hotel Group

Mit mittlerweile sechs Standorten im ganzen Bundesgebiet hat sich die Taste-Hotelgruppe seit ihrer Gründung 2015 fest auf dem Markt etabliert. Ein entscheidender Faktor für diesen Erfolg: Das Unternehmen setzt auf das Hard- und Software-Know-how der s.i.g mbH aus Neu-Ulm. Von Anfang an belieferte das Systemhaus die Hotels mit der IT-Infrastruktur, bis hin zu den Fernsehern auf den Zimmern und kümmerte sich um reibungslose Prozesse innerhalb der IT-Landschaft. Besonderes Augenmerk liegt hierbei auf der Automatisierung des Check-Ins, für die das Team von s.i.g. vernetzte elektronische Schließsysteme installiert.

Seit der Eröffnung des ersten Taste-Hotels vor mehr als sieben Jahren wuchs die Kette beinahe jährlich um ein weiteres Haus. Diese richten sich primär an Business-Gäste, was sich unter anderem an Besonderheiten wie einem dedizierten Eventmanager im Hotel in Heidenheim zeigt. Alle Hotels bewegen sich dabei zwischen drei und vier Sternen, wobei die Anzahl der Zimmer von 40 beim kleinsten bis hin zu 103 im größten Hotel in Kulmbach reicht. Dass die IT sämtlicher Standorte seit dem ersten Tag von s.i.g. betreut wird, ist dabei kein Zufall. „Ich kannte s.i.g. schon aus meiner Zeit bei einer Immobilienverwaltung und habe hier nur gute Erfahrungen gemacht. Deswegen mussten wir nicht lange überlegen, mit wem wir zusammenarbeiten wollen“, so Sascha Frieß, Geschäftsführer der Taste-Hotels.

Die Partnerschaft mit dem IT-Dienstleister wurde von Beginn an sehr umfassend konzipiert. Primär galt es zunächst, einen reibungslosen Betrieb des Property Management Systems (PMS) zu gewährleisten. Dieses wird im eigenen Rechenzentrum der s.i.g. in Neu-Ulm gehostet, in den Hotels selbst stehen lediglich Netzwerk-Computer mit Web-Clients, über die auf die Software zugegriffen werden kann. „Die Auslagerung auf externe Server gibt uns ein Maß an Stabilität und Sicherheit, die wir mit ‚On Premise‘-Technik vermutlich nicht gewährleisten könnten“, erläutert Frieß. Zudem installierten die Techniker des Systemhauses in jedem der Häuser eine maßgeschneiderte WLAN-Infrastruktur. Hierzu analysierten sie das jeweilige Gebäude, um anschließend die Access-Points optimal zu platzieren und so eine bestmögliche Netzabdeckung sicherzustellen. Des Weiteren beliefert s.i.g. die Hotelgruppe mit verschiedenster Hardware, von den Telefonanlagen über diverse Computer für die Mitarbeiter bis hin zu den Fernsehern für die Gäste. Trotz angespannter Marktlage habe es hier auch in letzter Zeit nie Lieferschwierigkeiten gegeben, betont Frieß: „Wir haben zum Teil wirklich große Bestellungen, zum Beispiel 100 Fernseher. Dabei können wir uns aber darauf verlassen, dass wir alles rechtzeitig und zu einem guten Preis bekommen.“ Eine weitere Aufgabe, die das IT-Unternehmen abdeckt, ist außerdem das Hosting der E-Mail-Accounts sämtlicher Taste-Hotel-Mitarbeiter.

Besonders beeindruckend hieran: Die Implementierung der Technik fand in vollem Betrieb statt. „Wenn wir neue Hotels übernehmen, handelt es sich immer um laufende Objekte. Soweit möglich, wollen wir diese aber keinen einzigen Tag schließen – der vorherige Betreiber geht raus, wir gehen rein. Für die Techniker von s.i.g. ist das selbstverständlich eine Herausforderung, sozusagen eine Operation am offenen Herzen“, beschreibt der Geschäftsführer. Diese setzten dafür auf einen „Plug & Play“-Ansatz mit vorkonfigurierten PCs und Servern, die nur noch angeschlossen werden müssen. Vor allem wenn der Vorbesitzer seine Hardware abbaut und mitnimmt, sind jedoch kreative Lösungen gefragt: „Teilweise konnten wir etwa einige Tage vor der Übergabe bereits ins Gebäude und bauten unser WLAN-System parallel auf. Die Gäste mussten dann nur noch die neuen Zugangsdaten eingeben, als es so weit war.“

Als Alleinstellungsmerkmal der s.i.g. sieht Sascha Frieß zudem den engagierten Einsatz der Mitarbeiter und ein hohes Maß an Verlässlichkeit und Kontinuität: „Wir haben nun schon seit Jahren die selben Ansprechpartner, im Vertrieb sowie in der Geschäftsleitung. Das schafft natürlich Vertrauen. Und auch auf die Service-Techniker, die unsere Häuser betreuen, ist immer Verlass. Selbst zu den unmöglichsten Zeiten ist jemand erreichbar und behebt das Problem so schnell wie möglich.“ Selbst wenn eine Störung erst im Nachtdienst entdeckt werde, sei es so noch möglich, für die morgendlichen Check-Outs wieder einsatzfähig zu sein. „In unserem Heidenheimer Hotel hatten wir beispielsweise erst kürzlich eine defekte Firewall. Noch am selben Tag installierte s.i.g. einen provisorischen Ersatz und organisierte wenig später ein neues Gerät“, so Frieß.

Ein weiterer Aspekt, an dem s.i.g. maßgeblich beteiligt ist, ist die weitreichende Automatisierung des Check-In-Prozesses. Schon seit einiger Zeit strebt die Taste-Hotelgruppe an, sich technisch so aufzustellen, dass Gäste ihren Aufenthalt auch ohne direkten Kontakt zum Personal antreten können. „Kommt etwa ein Geschäftsreisender erst sehr spät am Hotel an, musste bisher trotzdem immer noch jemand vor Ort sein, um ihn zu empfangen und das Einchecken abzuwickeln. Gerade in Zeiten großer Personalnot in der Hotellerie ist das aber vielerorts kaum noch leistbar. Deswegen möchten wir zeitnah in der Lage sein, den gesamten Ablauf zu automatisieren“, so Frieß. Die technischen Grundlagen hierfür liefert und installiert das Neu-Ulmer Systemhaus, allem voran die Infrastruktur für das Schließsystem auf Basis von RFID-Karten. Sämtliche Zimmertüren sind hierbei mit einem kleinen Server im Haus verbunden, wodurch die Hotelsoftware jederzeit weiß, welche Zimmer belegt sind. Zimmerschlüssel waren in den Taste-Hotels somit von Anfang an kein Thema – mittelfristig sollen aber auch die aktuell verwendeten Karten dem Smartphone weichen. „Unser Ziel ist, dass ein Gast von der Buchung über den Check-In bis zur Abrechnung alles mit seinem Handy erledigen kann. Natürlich werden tagsüber immer noch Mitarbeitende im Haus sein, die Fragen beantworten können oder ähnliches. Die ganz grundlegenden Dinge laufen dann aber automatisch ab“, erklärt Sascha Frieß.

Bereits im Laufe des Jahres 2023 wird das neue System in allen Hotels zum Standard werden. Die Planungen hierfür sind schon jetzt weit fortgeschritten und das technische Fundament wird aufgebaut. Nicht zuletzt in Sachen Schnittstellen, etwa zu Kreditkarten-Terminals und Co., galt es für die Profis von s.i.g. somit passende Lösungen zu finden. Dass die Arbeit mit innovativer Technik kein Problem für diese darstellt, weiß der Taste-Hotel Geschäftsführer wiederum aus Erfahrung. „Wir haben gemeinsam mit s.i.g. schon einige zukunftsträchtige Technologien an unseren Standorten etabliert. Unsere Heizungssteuerung ist etwa mit der Hotelsoftware vernetzt und beheizt die Zimmer so automatisiert nach Bedarf – was aktuell natürlich besonders wichtig ist. Außerdem statten wir zurzeit alle unsere Dachflächen mit Photovoltaikanlagen und unsere Parkplätze mit Ladesäulen für Elektro-Autos aus. Die Daten für all das laufen über das Rechenzentrum von s.i.g.“, so Frieß.

Für die Zukunft sieht Sascha Frieß sein Unternehmen deshalb gut aufgestellt. Die Zusammenarbeit mit dem Systemhaus lohnt sich aus seiner Sicht zudem nicht nur aufgrund des großen technischen Know-hows und Engagements seitens s.i.g.: „Aus einem finanziellen Blickwinkel ist die Partnerschaft für uns als Hotelbetreiber ebenfalls attraktiv. Denn s.i.g. arbeitet mit Leasing-Gesellschaften zusammen, wodurch Investitionen auch ganz unkompliziert als Miet- oder Leasingmodelle möglich sind. Der Gesamtbetrag kann so etwa über fünf oder sechs Jahre abbezahlt werden.“ Gerade für Hotel- und Gastronomie-Betriebe sei dies ein Pluspunkt, da nicht noch extra eine Finanzierung mit der jeweiligen Bank auf die Beine gestellt werden muss.