Referenz #12: Vom WLAN bis zum TV:

2016 gingen sie mit einem ersten Hotel im schwäbischen Heidenheim an den Start, dieses Jahr folgte das zweite im badischen Auggen. Bis 2021 möchte die neue Gruppe „Taste Hotels“ bereits an mindestens zehn Standorten vertreten sein. Zum ausgefeilten Markenkonzept gehört auch eine klare digitale Positionierung: Nicht nur der Gast soll von der aktuellsten Informations- und Kommunikationstechnologie profitieren, auch die eigenen Prozesse sollen weitestgehend digitalisiert und damit möglichst effizient abgebildet werden. Damit die Expansion reibungsfrei vonstatten gehen kann, setzen die Taste Hotels dabei auf ein standardisiertes Lösungsmodell des Neu-Ulmer IKT-Spezialisten s.i.g. mbH.

Neue Marke setzt auch auf neueste Technologie:

Der Name ist Programm: von den Food-Bildern in den Zimmern über das einheitliche „Steak-No1“-Konzept für Restaurant & Bar bis hin zu den Veranstaltungsräumen mit den Namen von Pralinen wie „Trüffel“ oder „Nougat“, die dann jeweils auch in den Tagungspausen serviert werden.

Neben der Marke „the taste“, die für 3- & 4-Sterne- Stadthotels in guter Lage steht, zielt die neue Gruppe mit „taste style“ auf einzigartige Boutique- Erlebnisse und lokales Flair sowie mit „taste smart“ auf eine budgetbewusste und dennoch anspruchsvolle Zielgruppe.

Allen drei Untermarken gemeinsam ist der Anspruch, den Gästen auch technologisch stets Lösungen auf dem neuesten Stand bieten zu können. „Schnelles Gratis-WLAN oder HD-TV werden heute vom Gast schlichtweg erwartet.

Bislang arbeiten Hotels hier in der Regel mit ganz unterschiedlichen Partnern zusammen. Das führt aber häufig zu Reibungsverlusten und man verliert schnell die Sicht auf das Ganze.

Zudem ist man so gezwungen, bei jedem neuen Projekt zumindest Teile des Rads neu zu erfinden“, beschreibt Michael Storm, Managing Director der Taste Hotel-Gruppe, die Herausforderung.

Schon vor dem Start des ersten Projekts in Heidenheim, wo das bestehende NH-Hotel neben dem Freizeitbad Aquarena zum ersten Taste Hotel werden sollte, ging er deswegen auf die Suche nach einem Partner, der die unterschiedlichen Themen in der IKT-Infrastruktur eines Hotels gleichermaßen beherrscht.

Fündig wurde er schließlich beim Neu-Ulmer IKT-Haus s.i.g. mbH. „Ausschlaggebend für die Auswahl war nicht nur die räumliche Nähe zu Heidenheim, wir haben vor allem auch die vorhandenen Referenzen genau unter die Lupe genommen“, fasst Michael Storm die Gründe für die Entscheidung zusammen.

Schlanke IT-Infrastruktur:

Um ein Paket schnüren zu können, mit dem der Wachstumspfad der Taste-Hotels möglichst effizient abgebildet werden kann, wurden gemeinsam mit s.i.g. mbH zunächst die zentralen Anforderungen definiert.

So lag eine erste Priorität auf der Implementierung eines schnellen WLANs, das alle Ecken des Hotels gleichermaßen performant ausleuchten sollte. Die eigentliche IT-Infrastruktur sollte möglichst schlank ausgelegt werden: Sämtliche Server wurden deswegen im Rechenzentrum der s.i.g. mbH angesiedelt, an den einzelnen Arbeitsplätzen im Haus sollten ausschließlich Thin-Clients installiert werden. Weiterhin standen die Umrüstung der Telefonanlage sowie die Umstellung der Fernseher in den Zimmern im Fokus.

Nach Abschluss der Planung startete das Projekt Mitte 2016 in die heiße Phase. Die größte Herausforderung:

Der Umbau musste während des laufenden Betriebs des bestehenden Hotels erfolgen, da die Betriebsübergabe möglichst nahtlos erfolgen sollte. Im Schritt eins wurde deswegen das neue WLAN installiert.

„Was mich absolut erstaunt hat, dass es gelang, das alte Netz abzulösen, ohne dass die Hotelgäste davon irgendetwas bemerkt haben. Die Techniker haben das Hotel präzise ausgemessen und die entsprechenden Accesspoints installiert. Als alles perfekt war, wurde das alte System einfach ab- und das neue angeschaltet“, erzählt Michael Storm.

Mit dem Umbau der Telefonie ging auch eine Neuorganisation der Prozesse in der Rezeption einher:

Um diese zu entlasten, wurde für die eingehenden Anrufe ein eigenes kleines Call-Center aufgebaut, das für die Abwicklung aller Anfragen und Reservierungen zuständig wurde. Die Ausstattung dieser Arbeitsplätze inklusive der Implementierung der neuen Voice-over-IP-basier- ten Telefonanlage übernahm ebenfalls s.i.g. mbH. „Dabei konnten wir die Modernisierung bedarfsgerecht gestalten. Im Zuge dessen wurden die Arbeitsplätze im Call-Center inklusive der Headsets komplett neu ausgerüstet.

An anderen Stellen konnten wir mit Unterstützung von s.i.g. mbH vorhandene Geräte einbinden, so dass wir hier nicht alles komplett und auf einen Schlag ersetzen mussten“, so Storm weiter. An anderen Stellen kam eine Wiederverwendung alter Infrastruktur nicht infrage. Anstatt der alten TV-Geräte sind jetzt moderne 40-Zoll-HD-Flachbildschirme im Einsatz. Und auch die Schließanlage und die Kartenschlösser wurden auf den neuesten Stand gebracht. Und für den Check-in bzw. Check-out können Hotelgäste jetzt auch ihr Smart-Phone benutzen.

Nach der heißen Umstellungsphase konnte die gesamte ITK-Infrastruktur pünktlich zum 01.12.2016 mit der Hotel-Neueröffnung in Betrieb gehen. Während der folgenden zwei Wochen wurden dann noch kleine Fehler und Unstimmigkeiten beseitigt, seitdem laufen alle Systeme weitestgehend störungsfrei.

Neues Hotelprojekt in 3 Monate umgesetzt

Mit dem Start des ersten Taste Hotels in Heidenheim hatte das Lösungs- und Vorgehensmodell von s.i.g. mbH seine erste Feuertaufe bestanden.

Die zweite folgte unter ungleich härteren Bedingungen. Denn vom Projektstart bis zur Eröffnung des ersten “taste style“-Hotels mit 47 Zimmern im badischen Auggen standen nur ganze drei Monate zur Verfügung – und dies für die gesamte Ausstattung des Hotels von der Inneneinrichtung über das Geschirr bis zur IKT-Infrastruktur. Erschwert wurde dies durch die Tatsache, dass in dem Neubau auch die Verkabelung erst einmal entsprechend geplant und eingebaut werden musste.

„Diese Zeitvorgabe war deswegen natürlich extrem sportlich und hat uns so manche durchgearbeitete Nacht beschert. Ohne das eingespielte Team und das standardisierte Vorgehen von s.i.g. mbH hät- ten wir den Eröffnungstermin aber kaum einhalten können“, erzählt Michael Storm.

So konnte jedoch auch das zweite Taste Hotel wie geplant am 1. Juni 2017 in Betrieb gehen.

Skalierbares Modell:

Für das weitere Wachstum sieht sich Michael Storm dank des einheitlichen Vorgehensmodells nun gut gerüstet. Auch in Sachen Prozessoptimierung und Mitarbeitermotivation hat er seine gesteckten Ziele erreicht:

„Ich bin ein ausgesprochener Freund von automatisierten Prozessen, denn dadurch können Fehler vermieden werden. So laufen heute beispielsweise sämtliche Werteflüsse – etwa zwischen dem Kassensystem im Restaurant, der Hotelsoftware und der DATEV-Buchhaltung – direkt und ohne, dass ein manueller Bearbeitungsschritt notwendig wäre“.

Durch das Auslagern der Server in das s.i.g. mbH- Rechenzentrum ist es zudem möglich, von jedem Standort weltweit aus zu arbeiten.

„Unsere kaufmännische Leitung sitzt beispielsweise in Karlsruhe, ihre Stellvertreterin in Darmstadt und auch ich bin viel unterwegs. Zudem müssen neue Hotel-Objekte jetzt nur noch ‚angeschlossen’ werden, da keine weitere Infrastruktur benötigt wird“, erläutert Michael Storm.

Dass seine Gesamtstrategie aufgeht, belegt die Auslastung des Heidenheimer Standorts.

Sie liegt für die 81 Zimmer bei durchschnittlich 89 Prozent.