Referenz #04: Neue Telefonie für PistenBully

2012 startete die Kässbohrer Geländefahrzeug AG, Hersteller der Marken PistenBully, Beach-Tech und PowerBully den kompletten Umbau der IT- und Telekommunikationsinfrastruktur (IKT) für alle europäischen Standorte.

Einheitliche IKT-Infrastruktur:
Bis 2012 hatten die PistenBully-Standorte in Deutschland, Österreich, der Schweiz, Frankreich und Italien in Sachen IKT weitestgehend ein Eigenleben geführt. Das führte nicht nur zu Mehrfachaufwänden, sondern auch zu hohen Kommunika- tionskosten. Schließlich basierte die Telefonie bis dato auf dezentralen Telefonsystemen mit seinen alten Standards und den bekannten Nachteilen wie hohen Roaming-Kosten bei Telefonaten mit dem Ausland und dem Aufwand, der für das Patchen der einzelnen Anschlüsse bei jedem neuen Telefon oder dem internen Umzug von Mitarbeitern anfiel.

„Mit der Restrukturierung der kompletten IKT- Landschaft wollten wir über eine europaweit einheitliche Infrastruktur diese Aufwände minimieren oder sogar ganz abschaffen“, beschreibt Timo Schetelich, stellvertretender IT-Leiter der Kässbohrer Geländefahrzeug AG, die Zielsetzung.

Für die Teilprojekte Netzwerk und Telefonie erhielt schließlich s.i.g. mbH den Zuschlag, die die Umsetzung auf Basis von Avaya-Produkten angeboten hatten.

Neues Netzwerk und WLAN-Telefonie:
Gestartet wurde das Projekt mit der Ablösung des bestehenden Netzwerks in den beiden Rechen- zentren am Standort Laupheim. Dies war als flaches Netzwerk aufgebaut, so dass für jede Separierung ein eigener Switch installiert werden musste. Mit der Umstellung auf virtuelle Netze konnten die alten 3Com-Switche durch leistungsfähigere Avaya- Switche ersetzt werden, was die Administration des neuen Netzes deutlich erleichtert.

Parallel dazu wurde ein flächendeckendes WLAN aufgebaut, denn die Telefonie sollte nicht nur arbeitsplatzbezogen, sondern durchgängig auch mobil abgebildet werden. Mit dem Aufbau des Netzes wurde auch die neue VoIP-basierte Telefonie vorbereitet. Dieser Rollout nahm rund vier Wochen in Anspruch. Die Umstellung selbst erfolgte dann an einem Wochenende. Quasi über Nacht wurden die alten Switche ersetzt und daraufhin die VoIP Telefonie in Betrieb genommen.

„Die Zusammenarbeit der externen Kollegen von s.i.g. mbH mit unserem internen Team hat hervorragend geklappt, so dass alle Kolleginnen und Kollegen am Montag erreichbar waren und telefonieren könnten“, berichtet Timo Schetelich. Mit einer Ausnahme: Die rund 100 WLAN-Handys waren nur sehr eingeschränkt nutzbar. Immer wieder kam es zu Gesprächsabbrüchen, vor allem auch beim Roaming innerhalb des WLANs.

„Uns war schon bewusst, dass wir bei der WLAN-Telefonie ein Vorreiter waren. Mit derartigen Problemen hatten wir jedoch nicht gerechnet“. Und die Probleme konnten zunächst auch nicht gelöst werden. Alle Versuche, die Abbrüche softwaretechnisch in den Griff zu bekommen, scheiterten – ebenso ein Austausch der Hardware.

„Aufgrund der hervorragenden Beziehungen zwischen s.i.g. mbH und Avaya konnten wir schließlich einen direkten Draht zur Zentrale in Kalifornien herstellen. Dort nahm sich schließlich der Chefentwickler persönlich der Sache an und kam zu uns nach Laupheim, um den Fehler identifizieren zu können“, berichtet Timo Schetelich. Schuld war am Ende ein Hardware-Fehler. Nach dem erneuten Austausch der rund 60 Access-Points funktionierte die WLAN-Telefonie dann problemlos. Lediglich beim Rollout im französischen Tours en Savoie kam es erneut zu Abbrüchen. Hier konnten die Übeltäter aber schnell mit Eigenmitteln identifiziert werden:

Es lag zum einen an einem falsch eingestellten Filter auf den Access-Points und zum anderen an Bewegungsmeldern, die durch ihre elektromagnetische Strahlung den Empfang gestört hatten.

Mehr Komfort und weniger Kosten:
Die erhofften Einsparungseffekte konnten trotz der zeitweiligen WLAN-Problematiken vollständig erreicht werden.

Mehr noch: Durch die standortübergreifende Vereinheitlichung wurde auch der Bedienungskomfort für die einzelnen Mitarbeiter deutlich erhöht. So entstanden ein einheitlicher Rufnummernhaushalt sowie ein übergreifendes Telefonbuch: Über die SAP-Integration kann nun auch auf die zentralen Stammdaten zugegriffen werden. Damit werden Anrufer identifiziert und angezeigt und Anrufe können nun auch direkt aus SAP heraus gestartet werden. Auch der Umzug des Vertriebs in den Neubau verlief reibungslos. „Mitarbeiter mussten ihre Rechner und Telefone einfach nur aus- und am neuen Arbeitsplatz wieder einstecken. Anschließend konnte sie direkt weiterarbeiten. Das Patchen bezüglich analoger Telefonie gehört damit der Vergangenheit an“, so Timo Schetelich.

Mit der Einführung der ESTOS Procall-Application stehen zudem weitere Komfort-Funktionen wie Chat, automatische Rufumleitung in Zusammenhang mit dem Outlook-Kalender, Anrufhistorie und Präsenzanzeigen zur Verfügung.

Positiver Nebeneffekt: Durch die Vereinheitlichung der WLANs an den Standorten werden die Notebooks von Mitarbeitern, die eine andere Niederlassung besuchen, über entsprechende Zertifikate nun automatisch erkannt. Über die VPN-Anbindung können sie zudem von überall her auf die zentralen Storages zugreifen.

Internationaler Rollout:
Nachdem in den letzten beiden Jahren die PistenBully-Standorte in Frankreich und der Schweiz umgestellt wurden, steht in diesem Jahr der Rollout in Österreich und 2018 dann in Italien an, so dass mehr als 420 Clients in die neue Landschaft integriert sind.

In den USA wurde die Infrastruktur in Reno, Maine und Minnesota für die dortigen Clients zwar auf Basis derselben Netzwerk-Technologie aufgebaut, diese läuft aber separat. Hier wurde lediglich die reine Telefonie vernetzt, so dass nun auch hier keine Telefonkosten mehr entstehen.

„Der Erfolg des Projekts war sicher auch ein Ergebnis des hervorragenden Teamworks mit den Kollegen der s.i.g. mbH, die dafür gesorgt haben, dass auch die Avaya-Mitarbeiter nahtlos in die Prozesse eingebunden wurden“ so das Fazit von Timo Schetelich.